企業年會活動策劃重要的三個要素

時間: 2016-01-11 17:19:45

  企業年會是公司對于前一年的工作回顧,更是一個加強員工之間、員工與企業之間相互了解的重要途徑。一個成功的企業年會除了要展示企業風采,也要投入更多人文關懷因素。天澤傳媒來給大家介紹下做好企業年會活動策劃重要的三個要素。

  一、節省年會預算

  花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?拿企業年會定酒店來說,要節省年會酒店費用,這就要了解酒店的定價體系。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會議場地和客房反而比通過年會活動策劃公司報價高的原因。

  二、節省年會時間

  節省年會時間的重要一點是簡化操作流程。專業的年會策劃公司對酒店場地及提供的服務都比較熟悉,按照您的年會組織五要素,他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的年會策劃公司經驗豐富,他們應該可以很快報出初步的預算供您參考

  三、確定方案環節

  首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先,要創建一個工作進度表,這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面:

  1、 邀請的貴賓及確認其成行;

  2、 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;

  3、 文書工作、會議資料的準備;

  4、 房間分配表;

  5、 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);

  6、 交通安排;

  7、 各項工作的負責人及聯絡方式;

  8、 支付各項定金的時間表;

  9、 表演者的邀請及確認;

  10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;

  11、 會務照片及錄像資料的制作和贈送。

  在檢查準備工作的時候,關鍵點是:圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。

  在策劃年會時,我們必須要考慮年會的時間成本、年會預算、年會策劃方案這三個最重要的因素。

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